Inicio > Áreas > Contratos

Área de Contratos

Objetivo

Asistir a las Unidades Académicas y dependencias administrativas de la Universidad en materia de celebración de contratos y actos multilaterales, cuyo objeto sea la adquisición de bienes y la prestación de servicios que sean regulados por la Legislación Universitaria y no estén comprendidos por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, tanto Federal como Estatal.

Funciones

Colaborar con las Unidades Académicas y dependencias administrativas para identificar las necesidades específicas de bienes o servicios.
Atender las consultas formuladas por los diversos órganos e instancias de apoyo, en materia de contratos.
Redactar o, en su caso, revisar proyectos de contrato, de acuerdo con los requerimientos específicos de cada área, asegurando que las condiciones del contrato estén claras, sean viables y se ajusten a las normativas internas de la Universidad.
Asegurar que se consideren todos los aspectos legales, administrativos y operativos relevantes para el objeto del contrato.
Asegurar que los prestadores de servicios o proveedores seleccionados sean idóneos para el servicio o bien solicitado, con base en criterios objetivos, de transparencia y competitividad.
Velar por el interés de la Universidad y la transparencia en la negociación.
Asegurar que las cláusulas de los contratos sean claras, comprensibles y estén alineadas con los objetivos institucionales.
Asegurar que todos los documentos estén debidamente firmados y archivados, conforme a los procedimientos establecidos.
Resolver posibles incidencias, desviaciones o problemas que pudieran surgir durante la ejecución del contrato.
Brindar apoyo en la resolución de conflictos o controversias derivadas de los contratos.
Elaborar informes periódicos sobre la situación de los contratos, que sean entregados a las autoridades correspondientes de la Universidad.
Brindar apoyo para la rendición de cuentas en relación con los contratos gestionados.

Requisitos para el trámite de Contratos

(Descargar infografía)

Los Contratos en que la Institución sea parte, deberán realizarse mediante Oficio dirigido a la persona titular de la Oficina de la Abogada General, firmado por la persona Titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa interesada, al cual se acompañará copia simple legible de la documentación y la información que a continuación se indica:

NOTA: Todas las solicitudes de elaboración de contratos deberán efectuarse, sin excepción, previo a la adquisición de los bienes o prestación de los servicios. En caso contrario no se dará trámite a solicitud alguna. La contravención a esta disposición será causa de responsabilidad de la persona titular de la Unidad Académica o Dependencia Administrativa solicitante.

I. Documentación legal:

PERSONA FÍSICA:

Identificación oficial vigente, copia por ambas caras. En caso de tratarse de una persona extranjera, copia del Pasaporte.
Clave Única de Registro de Población, antigüedad no mayor a 3 meses.
Constancia de situación fiscal, antigüedad no mayor a 3 meses.
Comprobante de domicilio, antigüedad no mayor a 3 meses.
Cédula profesional y título profesional.
Currículum vitae con firma autógrafa.
Proyecto y programa a realizar, en caso de ser necesario.
Documentos migratorios, en caso de personas extranjeras (revisar las especificaciones del punto VI).

PERSONA MORAL:

Acta constitutiva que deberá contener inscripción ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, y constar en su objeto social que puede proporcionar los servicios o bienes objeto del contrato.
Poder Notarial del Representante legal y/o Apoderado.
Identificación oficial del Representante legal y/o Apoderado, copia por ambas caras.
Comprobante de domicilio, antigüedad no mayor a 3 meses.
Constancia de situación fiscal, antigüedad no mayor a 3 meses.

II. Objeto:

Deberá indicar o contener la adquisición de los bienes y/o contratación de los servicios que se requieren, describiendo detalladamente el servicio a contratar o las características del bien o bienes objeto de la adquisición, así como las especificaciones y condiciones.

Anexar tres cotizaciones de proveedores del bien o servicio objeto del contrato, que describa detalladamente el servicio a contratar o las características del bien objeto de la adquisición, plazos y garantía; así como el cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.
En los contratos de prestación de servicios profesionales para impartir diplomados, cursos, talleres, seminarios, conferencias, etc., deberá anexarse, además de la cédula profesional y el currículum vitae, el programa, módulos o temas correspondientes, los días, horas y lugar donde será impartido, así como la autorización emitida por la Dirección de Educación Continua de la Vicerrectoría de Docencia.
Tratándose de ponentes o participantes extranjeros, deberá observarse lo establecido en el punto número VI de este documento.
Respecto de los contratos relacionados con obra (construcción, mantenimiento, remodelaciones o adecuaciones, instalaciones, etc.), serán admitidos a trámite, siempre y cuando el monto sea mayor a la cantidad de $ 30,000.00 (Treinta mil pesos 00/100 M.N.) y no rebase la cantidad de $100,000.00 (Cien mil pesos 00/100 M.N.) y se anexe la autorización de la Dirección de Infraestructura Educativa.
Para el caso de los contratos relacionados con adquisición de equipo de cómputo o software, o su instalación, deberá anexarse la autorización de la Dirección General de Cómputo y Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
En los contratos relativos a la compra de uniformes, deberán anexarse los oficios de autorización de la Secretaría Administrativa de la Institución y la Dirección de Comunicación Institucional.
En los contratos de adquisición e instalación de señalética deberá anexarse oficio de autorización de la Secretaría Administrativa de la Institución.
En los contratos sobre prestación de servicios y adquisición e instalación de equipos de seguridad deberán anexarse los oficios de autorización, respectivamente, de la Dirección de Apoyo y Seguridad Universitaria (DASU) y de la Dirección de Infraestructura Educativa.
Tratándose de adquisición de acervo bibliotecario ya sea por compra o donación, deberá contar con autorización de la Dirección General de Bibliotecas.
Cuando se contraten servicios de transporte para realizar viajes de estudio, la solicitud del contrato deberá realizarse 10 días hábiles antes de la fecha de salida del viaje y anexar los siguientes documentos:

La Documentación legal de la persona física o moral, referida en el presente documento, con quien o quienes se contratará dicho servicio.
Póliza de seguro del o los vehículos a rentar, la cual deberá estar VIGENTE a la fecha de la realización del viaje.
Dictamen de condiciones físico mecánicas, una por cada vehículo.
Copia de la licencia de manejo de él o los conductores que vayan a realizar el viaje, en la cual se indique que el conductor se encuentra debidamente certificado.
Contratar vehículos de modelos recientes y cumplan con las condiciones y requisitos para la comodidad y satisfacción de los alumnos (contar con sanitarios, clima, asientos en buenas condiciones, debidamente aseados y sanitizados etc.).
En el Oficio de solicitud del contrato deberá indicarse el motivo del viaje, destino, itinerario, horarios de salida y llegada.
Anexar tres cotizaciones de proveedores del servicio, así como el cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.
Oficio de Aval de la Vicerrectoría de Docencia cuando el viaje se organice por alguna Unidad Académica, o en el caso de alguna Dependencia, cuando tenga fines académicos y viajen alumnos.
Itinerario indicando las actividades a realizar por horas y días, así como el lugar y fecha de salida y regreso del viaje.
Docentes responsables del viaje: por cada 25 alumnos deberá asistir un Docente, anexando su número celular y ID de trabajador.
Materia o programa académico que motiva dicha salida.
Listado de los alumnos participantes en el viaje que incluya: nombre completo, número de matrícula y número de teléfono. Solo podrán participar alumnos y académicos (no podrán incorporarse familiares de alumnos o docentes).
Costo de viaje (especificar si incluye IVA o no) y el tipo de recursos con los cuales se cubrirá el transporte. En caso de ser cubierto con los recursos de los alumnos, deberá mencionarse.
En caso de ser cubierto con ingresos propios de la Unidad Académica o Dependencia, deberá anexarse copia del estado de cuenta respectivo, para verificar la disponibilidad de los recursos siempre y cuando no rebasen los $50,000.00 (cincuenta mil pesos).
En caso de que el pago se pretenda realizar con recursos de los subsidios Estatal o Federal, se deberá incluir la suficiencia presupuestal expedida por la Tesorería General.

Convivio de fin de año, Informe de actividades y otros eventos similares, solicitar la elaboración del contrato quince días naturales antes de la fecha de celebración del evento, anexando:

Oficio de visto bueno expedido por Contraloría.
Suficiencia presupuestal emitida por la Tesorería.
Tres cotizaciones y cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.
Listado de asistentes.
Listado de alimentos (desayuno, comida o cena), bebidas sin alcohol y música.

III. Monto del Contrato

En la solicitud de referencia deberá especificarse la procedencia de los recursos para el pago del bien o servicio (ingresos propios, recursos institucionales o etiquetados), anexando el documento que avale la suficiencia presupuestal emitida por la Tesorería General. Dicho monto deberá especificar el desglose de los impuestos.

IV. Vigencia o duración del contrato

Deberá especificarse de momento a momento. No se elaborarán contratos por tiempo indeterminado, ni de renovación automática.

V. Ingresos Alternos o Propios

En los contratos mediante los cuales la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, oferte prestación de servicios que generen ingresos alternos o propios, deberán corresponder a las actividades que realice la Unidad Académica o Dependencia Administrativa, y para su elaboración es indispensable:

1. Acompañarse SIN EXCEPCIÓN del visto bueno del Director de Innovación y Transferencia del Conocimiento (DITCo), a fin de que éste evalúe la viabilidad y capacidad técnica y financiera del proyecto. Sin este requisito no será procedente la solicitud, mismo que aplica para los contratos relacionados con el CONAHCyT.
1. Proporcionarse el número de la cuenta bancaria que, en específico para este tipo de contratos, asigne la Tesorería General a la Unidad Académica o Dependencia Administrativa.

VI. Contratos en que intervengan personas extranjeras

Deberá acompañarse lo siguiente:

Solicitud que describa la actividad a realizar, nombre del proyecto o programa, temporalidad requerida y lugar específico donde laborará.
Copia legible de las páginas del pasaporte vigente con los datos y fotografía.
Tener una visa de residente temporal con permiso de trabajo impresa en el pasaporte.
Clave Única de Registro de Población
Copia legible del documento a través del cual acredite el grado académico, mismo que deberá encontrarse debidamente apostillado o legalizado, y con la traducción correspondiente cuando se trate de idioma distinto al español.
Especificar estado civil.
Indicar el país, así como el estado, provincia o departamento donde nació.
Señalar la actividad que actualmente realiza en el país donde radica.

VII. Contratos de Coedición

Los contratos de coedición para publicación impresa, deberán acompañarse de:

Acta Constitutiva y dígito identificador de la casa Editorial.
Identificación oficial de su representante o Apoderado Legal.
Poder Notarial.
Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes.
Indicación de la procedencia del recurso (ingresos propios, recursos institucionales o etiquetados).
Suficiencia presupuestal con sello de recibido por la Dependencia o Unidad Académica no mayor a 5 días hábiles después de la fecha de recepción de su oficio de solicitud a la OAG.
Número (con letra) de ejemplares que comprende la coedición.
Título de la obra.
Nombre de los autores para agregarlos al contrato y realizar sus cartas de cesión de derechos patrimoniales.
Características editoriales de la obra en caso de ser impresa: Tiraje, tamaño final, páginas, interiores, forros, acabados.
Otros formatos como EpuB, PDF, Libro Digital, Descarga Ilimitada y Online, deberá incluir el pago de regalías para autores.
Entregar a los autores los ejemplares correspondientes al 10% (diez por ciento) en especie del tiraje total de la obra por concepto de regalías y derechos de autor, solo en caso de que las obras sean impresas.
Si se encuentra registrado en el Padrón de Proveedores de la BUAP, la constancia de registro y el número vigente.
El costo tal deberá ser desglosado con IVA incluido menos impuestos, si corresponde.
En la Forma de pago, deberá detallar cuanto corresponde a cada parte, incluyendo IVA e impuestos.
Manifestar si dicha cantidad incluye el pago de derechos autorales, derechos de impresión, de imágenes, revisión de texto, diseño editorial, cuidado de la edición, producción, acabados y difusión, y especificar lo siguiente:

Forma de pago.
Forma de distribución de los ejemplares.
Si al autor o autores de la obra se les pagará en especie y, en su caso, cuántos ejemplares se les otorgarán.
Obligaciones de la casa Editorial para la producción de la obra.
Obligaciones de nuestra Universidad para la producción de la obra.

No se dará trámite a las solicitudes de contratos o convenios que se presenten sin adjuntar la documentación y requisitos antes señalados.

No se realizarán contratos en forma extemporánea bajo ninguna circunstancia.

Área de Contratos

Objetivo

Funciones

Colaborar con las Unidades Académicas y dependencias administrativas para identificar las necesidades específicas de bienes o servicios.

Atender las consultas formuladas por los diversos órganos e instancias de apoyo, en materia de contratos.

Redactar o, en su caso, revisar proyectos de contrato, de acuerdo con los requerimientos específicos de cada área, asegurando que las condiciones del contrato estén claras, sean viables y se ajusten a las normativas internas de la Universidad.

Asegurar que se consideren todos los aspectos legales, administrativos y operativos relevantes para el objeto del contrato.

Asegurar que los prestadores de servicios o proveedores seleccionados sean idóneos para el servicio o bien solicitado, con base en criterios objetivos, de transparencia y competitividad.

Velar por el interés de la Universidad y la transparencia en la negociación.

Asegurar que las cláusulas de los contratos sean claras, comprensibles y estén alineadas con los objetivos institucionales.

Asegurar que todos los documentos estén debidamente firmados y archivados, conforme a los procedimientos establecidos.

Resolver posibles incidencias, desviaciones o problemas que pudieran surgir durante la ejecución del contrato.

Brindar apoyo en la resolución de conflictos o controversias derivadas de los contratos.

Elaborar informes periódicos sobre la situación de los contratos, que sean entregados a las autoridades correspondientes de la Universidad.

Brindar apoyo para la rendición de cuentas en relación con los contratos gestionados.

Requisitos para el trámite de Contratos

(Descargar infografía)

I. Documentación legal:

PERSONA FÍSICA:

Identificación oficial vigente, copia por ambas caras. En caso de tratarse de una persona extranjera, copia del Pasaporte.

Clave Única de Registro de Población, antigüedad no mayor a 3 meses.

Constancia de situación fiscal, antigüedad no mayor a 3 meses.

Comprobante de domicilio, antigüedad no mayor a 3 meses.

Cédula profesional y título profesional.

Currículum vitae con firma autógrafa.

Proyecto y programa a realizar, en caso de ser necesario.

Documentos migratorios, en caso de personas extranjeras (revisar las especificaciones del punto VI).

PERSONA MORAL:

Acta constitutiva que deberá contener inscripción ante el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, y constar en su objeto social que puede proporcionar los servicios o bienes objeto del contrato.

Poder Notarial del Representante legal y/o Apoderado.

Identificación oficial del Representante legal y/o Apoderado, copia por ambas caras.

Comprobante de domicilio, antigüedad no mayor a 3 meses.

Constancia de situación fiscal, antigüedad no mayor a 3 meses.

II. Objeto:

Deberá indicar o contener la adquisición de los bienes y/o contratación de los servicios que se requieren, describiendo detalladamente el servicio a contratar o las características del bien o bienes objeto de la adquisición, así como las especificaciones y condiciones.

Anexar tres cotizaciones de proveedores del bien o servicio objeto del contrato, que describa detalladamente el servicio a contratar o las características del bien objeto de la adquisición, plazos y garantía; así como el cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.

Tratándose de ponentes o participantes extranjeros, deberá observarse lo establecido en el punto número VI de este documento.

Para el caso de los contratos relacionados con adquisición de equipo de cómputo o software, o su instalación, deberá anexarse la autorización de la Dirección General de Cómputo y Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

En los contratos relativos a la compra de uniformes, deberán anexarse los oficios de autorización de la Secretaría Administrativa de la Institución y la Dirección de Comunicación Institucional.

En los contratos de adquisición e instalación de señalética deberá anexarse oficio de autorización de la Secretaría Administrativa de la Institución.

En los contratos sobre prestación de servicios y adquisición e instalación de equipos de seguridad deberán anexarse los oficios de autorización, respectivamente, de la Dirección de Apoyo y Seguridad Universitaria (DASU) y de la Dirección de Infraestructura Educativa.

Tratándose de adquisición de acervo bibliotecario ya sea por compra o donación, deberá contar con autorización de la Dirección General de Bibliotecas.

La Documentación legal de la persona física o moral, referida en el presente documento, con quien o quienes se contratará dicho servicio.

Póliza de seguro del o los vehículos a rentar, la cual deberá estar VIGENTE a la fecha de la realización del viaje.

Dictamen de condiciones físico mecánicas, una por cada vehículo.

Copia de la licencia de manejo de él o los conductores que vayan a realizar el viaje, en la cual se indique que el conductor se encuentra debidamente certificado.

Contratar vehículos de modelos recientes y cumplan con las condiciones y requisitos para la comodidad y satisfacción de los alumnos (contar con sanitarios, clima, asientos en buenas condiciones, debidamente aseados y sanitizados etc.).

En el Oficio de solicitud del contrato deberá indicarse el motivo del viaje, destino, itinerario, horarios de salida y llegada.

Anexar tres cotizaciones de proveedores del servicio, así como el cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.

Oficio de Aval de la Vicerrectoría de Docencia cuando el viaje se organice por alguna Unidad Académica, o en el caso de alguna Dependencia, cuando tenga fines académicos y viajen alumnos.

Itinerario indicando las actividades a realizar por horas y días, así como el lugar y fecha de salida y regreso del viaje.

Docentes responsables del viaje: por cada 25 alumnos deberá asistir un Docente, anexando su número celular y ID de trabajador.

Materia o programa académico que motiva dicha salida.

Listado de los alumnos participantes en el viaje que incluya: nombre completo, número de matrícula y número de teléfono. Solo podrán participar alumnos y académicos (no podrán incorporarse familiares de alumnos o docentes).

Costo de viaje (especificar si incluye IVA o no) y el tipo de recursos con los cuales se cubrirá el transporte. En caso de ser cubierto con los recursos de los alumnos, deberá mencionarse.

En caso de ser cubierto con ingresos propios de la Unidad Académica o Dependencia, deberá anexarse copia del estado de cuenta respectivo, para verificar la disponibilidad de los recursos siempre y cuando no rebasen los $50,000.00 (cincuenta mil pesos).

En caso de que el pago se pretenda realizar con recursos de los subsidios Estatal o Federal, se deberá incluir la suficiencia presupuestal expedida por la Tesorería General.

Convivio de fin de año, Informe de actividades y otros eventos similares, solicitar la elaboración del contrato quince días naturales antes de la fecha de celebración del evento, anexando:

Oficio de visto bueno expedido por Contraloría.

Suficiencia presupuestal emitida por la Tesorería.

Tres cotizaciones y cuadro comparativo que justifique la elección del proveedor.

Listado de asistentes.

Listado de alimentos (desayuno, comida o cena), bebidas sin alcohol y música.

III. Monto del Contrato

IV. Vigencia o duración del contrato

Deberá especificarse de momento a momento. No se elaborarán contratos por tiempo indeterminado, ni de renovación automática.

V. Ingresos Alternos o Propios

Proporcionarse el número de la cuenta bancaria que, en específico para este tipo de contratos, asigne la Tesorería General a la Unidad Académica o Dependencia Administrativa.

VI. Contratos en que intervengan personas extranjeras

Deberá acompañarse lo siguiente:

Solicitud que describa la actividad a realizar, nombre del proyecto o programa, temporalidad requerida y lugar específico donde laborará.

Copia legible de las páginas del pasaporte vigente con los datos y fotografía.

Tener una visa de residente temporal con permiso de trabajo impresa en el pasaporte.

Clave Única de Registro de Población

Copia legible del documento a través del cual acredite el grado académico, mismo que deberá encontrarse debidamente apostillado o legalizado, y con la traducción correspondiente cuando se trate de idioma distinto al español.

Especificar estado civil.

Indicar el país, así como el estado, provincia o departamento donde nació.

Señalar la actividad que actualmente realiza en el país donde radica.

VII. Contratos de Coedición

Los contratos de coedición para publicación impresa, deberán acompañarse de: